Dieser Artikel beschreibt in Kürze, welche Schritte bei der Änderungen eines Suchprofils (Query) nötig sind und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind.

Wir erhalten von unseren Kunden die Änderungswünsche teils als fertiges Query, aber teilweise auch in einfacher Textform. Zunächst pflegt einer unserer Operatoren die gewünschten Anpassungen in das bestehende Suchprofil ein. Dabei gilt es zum einen dafür Sorge zu tragen, dass die Änderungen syntaktisch korrekt eingetragen werden, denn kleinste Fehler, wie z.B. falsch gesetzte Klammern, können zu falschen Ergebnisse führen. Zum Anderen müssen die Änderungen inhaltlich richtig interpretiert werden. Hier sind häufig Rückfragen beim Kunden nötig, da sichergestellt werden muss, dass wirklich das gefunden wird, was gewünscht ist.

Eine der Tücken sind z.B. Umlaute: Der Anmelder ‘Müller’ ist in den bibliografischen Originaldaten der Ämter oft in verschiedenen Schreibweisen enthalten,

  • Mueller,
  • Muller,
  • Müller.

Jedoch sollen alle verschiedenen Schreibweisen gefunden werden. Ähnliche Vorsicht ist bei anderen Sonderzeichen geboten, nennen wir diese Tilde & Co !

Wenn die offenen Punkte mit dem Kunden geklärt sind, wirft einer unserer Software-Entwickler nochmal ein kritisches Auge auf die gemachten Änderungen. Falls gewünscht übersenden wir dem Kunden das angepasste Suchprofil zur Kenntnissnahme. Erst jetzt erfolgt die Einspielung des geänderten Suchprofils in unser Produktions-System. Schliesslich müssen noch die sogenannten “Recherche-Start-Suchzeiträume” eingestellt werden, damit die erfolgte Änderung nicht zu Treffern führt, welche weit in der Vergangenheit liegen. Abgerundet wird der Prozess durch eine einfache Plausibilitätskontrolle der erstellten Trefferliste, ein deutlich erweitertes Suchprofil sollte auch eine erhöhte Trefferzahl zur Folge haben.

Manchmal erstellen wir auf Wunsch des Kunden zunächst sogenannte Testtrefferlisten, welche dem Kunden einen Eindruck über die geänderten Trefferzahlen vermitteln. Obwohl wir um zeitnahe Bearbeitung bemüht sind, müssen wir dennoch eine Deadline setzen, denn Zeitdruck ist ein natürlicher Feind von Qualität. Und Qualität ist das Letzte, was wir aufgeben wollen.