Bei der täglichen Arbeit mit Suchanfragen fällt immer wieder auf, dass sich bestimmte Ungenauigkeiten im Umgang mit Namensfeldern (PA, IN und RN) ergeben, die unter Umständen zu falschen oder unerwünschten Suchergebnissen führen können.

Da unsere Mitarbeiter keinen genauen Überblick über die Suchintention der Query-Autoren haben können, ist es ihnen leider nur möglich, die Anfragen auf technische Funktion zu überprüfen, nicht jedoch auf die Konsistenz der zugrunde liegenden Suchlogik.

Deshalb möchten wir einige technische Hinweise zum Durchsuchen der Namensfelder geben, damit Ihnen in Zukunft noch genauere Rechercheergebnisse zur Verfügung stehen.

Einfache Suchanfragen

Fangen wir erst einmal langsam an. Wir wollen das Anmelder-Feld (PA) nach einem einzelnen Anmelder durchsuchen. In unserem Beispiel soll er den Namen ″Mueller″ enthalten:

PA=″Mueller

Als Suchergebnis erhalten wir alle Dokumente, in denen ″Mueller″ im PA-Feld vorkommt.

Verknüpfte Begriffe in Suchanfragen

Jetzt gehen wir einen Schritt weiter, wir wollen das PA-Feld nach mehreren Begriffen durchsuchen, die gleichzeitig vorhanden sein sollen:

PA=″FriedrichAND PA=″Mueller

Als Suchergebnis erhalten wir alle Dokumente, in denen die Begriffe ″Friedrich″ UND ″Mueller″ gleichzeitig im PA-Feld vorkommen.

Ein Fallstrick über den man hier leicht stolpern kann sieht z.B. so aus:

PA=″Friedrich Mueller

Diese Anweisung ist zwar technisch korrekt, liefert aber nur Dokumente, bei denen das PA-Feld exakt ″Friedrich Mueller″ lautet. ″Friedrich Mueller & CO KG″ würde beispielsweise NICHT gefunden werden.

Die neuen Listenkommentare (&= bzw. *=) können Ihnen bei der Suche nach mehreren Begriffen eine Menge Schreibarbeit ersparen! Der folgende Ausdruck

(PA&=″Friedrich″, ″Mueller″, ″Druckerei″)

entspricht in der längeren Schreibweise:

(PA=″FriedrichAND PA=″MuellerAND PA=″Druckerei″)

Achten Sie darauf, den Ausdruck in Klammern zu setzen, da sonst eventuell unerwünschte Ergebnisse erzielt werden.

Fassen wir also zusammen: Soll ein Namensfeld nach mehreren Begriffen durchsucht werden, müssen Sie jeden Begriff einzeln abfragen. Mit den Listenoperatoren können sie sich einige Schreibarbeit ersparen.

Suche mit Ausschlußkriterien

Fangen wir jetzt mit den wirklich interessanten Beispielen an. Sie möchten eine Reihe von Dokumenten finden, wollen aber eine bestimmte Gruppe dieser Dokumente ausschließen. Schauen wir uns das Beispielquery an:

PA=″MuellerNOT PA=″GmbH

Wir erhalten als Trefferliste alle Dokumente, in denen der Begriff ″Mueller″ im PA-Feld vorkommt. Von diesen werden aber alle ausgeschlossen, die ebenfalls den Begriff ″GmbH″ im PA-Feld enthalten.

Wie schon bei dem obigen Beispiel, wo wir nach mehreren Begriffen gleichzeitig gesucht haben, gibt es auch hier einen Fehler, der einem schnell unterlaufen kann:

PA=″FriedrichNOT PA=″Friedrich KG

Diese Angabe würde lediglich alle Dokumente ausschließen, die exakt ″Friedrich KG″ im PA-Feld enthalten. Eine ″Mueller und Friedrich KG″ würde z.B. NICHT gefunden und es würden wahrscheinlich viele unerwünschte Dokumente nicht ausgeschlossen werden.

Eine Möglichkeit obiges Beispiel zu realisieren wäre folgendes:

PA=″FriedrichNOT (PA&=″Friedrich, KG″)

Hier würden alle Dokumente, die sowohl ″Friedrich″, als auch ″KG″ enthalten, aussortiert. Siehe dazu auch weiter unten im Abschnitt “Ausschluß mit verknüpften Begriffen”.

Ausschluß anhand Wortliste

Nehmen wir nun einmal an, wir wollen alle Dokumente zum Anmelder ″Mueller″ finden, möchten aber aus bestimmten Gründen keine Dokumente haben, die ″GmbH″, ″Milch″ oder ″Druckerei″ enthalten (z.B. weil uns Anmelder mit diesen Begriffen nicht interessieren). Dann könnte eine Suchanfrage dafür so aussehen:

PA=″MuellerNOT (PA*=″GmbH″, ″Milch″, ″Druckerei″)

Als Suchergebnis erhalten wir also alle Dokumente in deren PA-Feld der Begriff ″Mueller″ enthalten ist. Da wir den ODER-Listenoperator benutzt haben, werden von diesen Dokumenten all jene ausgeschlossen, die einen ODER mehrere der Begriffe ″GmbH″, ″Milch″ oder ″Druckerei″ enthalten.

Ausschluß mit Verknüpften Begriffen

Vielleicht wollen wir unser Ausschlußkriterium aber etwas exakter gestalten, in dem wir eine Kombination aus Begriffen verwenden, die gleichzeitig in einem Namensfeld vorhanden sein müssen, damit das Dokument ausgeschlossen wird. Bleiben wir bei unserem vorigen Beispiel. Wir suchen den Anmelder ″Mueller″. Es existiert aber eine ″Mueller Druckerei GmbH″, die wir aus bestimmten Gründen ausschließen wollen. Weiterhin wollen wir einen genaueren Ausschluß haben, als bei der ODER-Verknüpfung aus dem letzten Beispiel. Eine Suchanfrage würde dann z.B. folgendermaßen aussehen:

PA=″MuellerNOT (PA&=″GmbH″, ″Druckerei″)

Hier werden jetzt alle Dokumente in deren PA-Feld der Begriff ″Mueller″ enthalten ist gefunden. Da wir den UND-Listenoperator verwenden, werden von diesen Dokumenten all jene ausgeschlossen, die ALLE Ausschlusskriterien im PA-Feld beinhalten. Also die Begriffe ″GmbH″ und ″Druckerei″.

So wird verhindert, dass z.B. alle Mueller Druckereien ausgeschlossen werden, bzw. alle Mueller GmbHs ausgeschlossen werden, sondern nur die Mueller Druckerei GmbHs.